110  ·  Representative Documents:  Orientation/Socialization Checklists
University of South Carolina
New Employee Orientation Checklist
1 
 
New  Employee  Orientation  Checklist 
 
The  Orientation  and  Retirement  Team  created  this  checklist  to  use  once  a  new  employee  has  been  hired.    Included  on 
the  checklist  are  things  to  cover  beyond  the  needs  of  a  specific  position.    We  hope  you  find  it  helpful  and  we’d  like  to 
make  it  even  more  useful  so  send  us  any  comments  or  suggestions. 
The  University’s  Human  Resources,  the  Libraries’  Human  Resources,  supervisor  and  new  employee  all  have 
responsibilities  for  the  successful  transition  of  a  new  hire.     
S=Supervisor      LHR=Libraries  Human  Resources  E=Employee 
Once  a  person  is  hired 
LHR  ____  Send  a  welcoming  letter  along  with  a  campus  map.    Includes  contact  information  for  any  questions.    Lets 
new  hire  know  what  kind  of  identification  she  will  need  to  bring  in  to  complete  her  paperwork. 
 
LHR  ____  Send  notice  of  hire  and  first  day  to  include  in  LINKS 
 
S  ____  Send  a  welcome  note  signed  by  everyone  in  the  department 
 
S  ____  If  the  person  is  relocating  send  a  city  map  and  offer  the  names  of  realtors  and  rental  agencies.     
 
S    ____  Give  the  person  contact  information  for  any  questions  not  related  to  HR. 
 
S  ____  Give  work  and  office  phone  numbers  and  e-­‐mail  addresses  of  anyone  willing  to  assist  in  the  transition 
(moving,  orienting  them  to  new  location,  etc). 
 
 
Before  the  person  begins 
LHR  ____  request  a  UserID  a  few  days  before  the  new  hire  arrives  and  ask  UTS  to  send  the  new  employee’s  email 
username  to  you.  UTS  won’t  set  it  up  more  than  a  few  days  before  the  effective  date.     
 
LHR  ____  Sends  information  about  parking  decal 
 
LHR  ____  Tells  supervisor  new  hire’s  email  address.    Communicates  phone  number  and  e-­‐mail  address  to 
Circulation  for  incident  report  emails,  Communications  for  LINKS  distribution  list,  Dean’s  Administrative 
Assistant,  and  Computing  Services  for  Contacts  webpage. 
 
S  ____  Communicate  with  the  new  hire  about  logistical  issues  (parking,  when  and  where  to  report,  work 
schedule/hours).  Offer  to  make  referrals  to  stores,  car  repair,  insurance  agents,  dry  cleaners,  credit 
unions,  etc.   
 
S  ____  Assess  immediate  equipment  needs 
 
S  ____  Work  with  Maggie  Bergmans  for  phone  and  voicemail  requests.    Give  phone  number  to  LHR  for  further 
distribution. 
 
S  ____  Work  with  Cherrie  Brown  if  keys  are  needed.