180 · Representative Documents: Workflows
michigan State univerSity
How to Accession Electronic records to the Spartan Archive Storage Vault
DRAFT 
3/15/12 
 
 
 
 
 
 
12.  Accession  files  on  hard  drive  or  media  into  the  Digital  Shelf  using  Duke  Data  Accessioner. 
Open  Duke  Data  Accessioner 
Under  “Adapters”  menu,  select  DROID  and  JHOVE  adapters. 
Under  “Metadata  Managers,  select  Duke  PREMIS. 
Enter  your  name,  the  accession  number  assigned,  and  the  collection  number. 
Click  the  button  labeled  “Accession  Directory”  and  select  the  accession’s  record  group 
folder  in  the  Storage  Vault. 
Click  the  disk  icon  and  select  the  drive  or  media  to  be  accessioned. 
Ensure  that  logical  name  is  entered  into  the  Disk  Name  text  box.  For  example,  if  the 
accession  includes  several  CDs,  the  first  might  be  named  CD-­‐-­‐-­‐1,  the  second  CD-­‐-­‐-­‐2,  and  so 
on. 
Click  the  “Disk  Label”  tab.  Transcribe  any  appropriate  label  text  into  the  box. 
Click  on  the  “Additional  Notes”  tab  and  enter  any  pertinent  information  that  processor 
might  need  to  know  about  the  original  disk  or  the  data.  For  example,  file  formats  found 
of  the  preserved  files.  Any  restrictions  could  be  noted  here  as  well. 
Click  the  “Migrate”  button.  This  will  create  folder  labeled  with  the  accession  number  in 
the  record  group  folder.  The  new  folder  will  contain  folder  labeled  with  the  assigned 
disk  name  containing  two  files:  (1)  the  contents  of  the  media  and  (2)  an  XML  file  that 
includes  checksums,  creation  dates,  and  other  metadata  for  the  files  on  the  media. 
Verify  the  creation  of  the  new  folder  and  files  in  the  record  group  folder. 
Repeat  the  steps  above  for  each  hard  drive  or  media  in  the  accession.  Each  addition  to 
the  accession  will  result  in  new  folder  containing  the  contents  of  that  media. 
Additional  XML  markup  will  concatenate  in  the  original  XML  file. 
For  more  on  using  the  Duke  Data  Accessioner,  refer  to  the  Duke  University  Data 
Accessioner  guide,  http://www.duke.edu/~ses44/downloads/guide.pdf. 
 
 
13.  Remove  media.  Place  all  media  related  to  the  accession  in  folder/envelope  labeled  with  date 
of  accession  and  accession  number  and  store  in  the  electronic  records  accession  file  drawer. 
 
 
14. What to do with hard drive? (TBD) 
 
 
15.  Complete  accession  record  in  Archivists’  Toolkit 
Title  –  Unit  ID,  Unit  Name 
Extent—in  GB 
Summary  (if  needed) 
Date  range 
Location—R  Drive  and/or  Digital  Accessions  Drawer  (for  original  media) 
Retention  Rule  (“Permanent”) 
Description  of  records.  Include  information  about  transfer  mechanism,  original  media, 
and  any  viruses  in  original  transfer,  if  applicable. 
Link  to  external  document  (transmittal  form).  Use  inventory  field  only  if  needed 
Previous Page Next Page