SPEC Kit 329: Managing Born-Digital Special Collections and Archival Materials · 179
michigan State univerSity
How to Accession Electronic records to the Spartan Archive Storage Vault
DRAFT 
 
        3/15/12   
 
 
 
 
How  to  Accession  Electronic  Records  to  the  Spartan  Archive  Storage  Vault   
   
 
1.        Receive  transfer  from  unit,  including  transmittal  form  and  inventory   
   
2.        Create  Archivists’  Toolkit  record   
• Assign  ‘A’  accession  #   
• Enter  accession  date  (indicates  accession  created)   
• Link  to  Resource  (MSU  unit/record  group)   
   
3.        Provide  accession  #  to  unit   
   
4.        Add  accession  #  to  transmittal  form   
   
5.        If  transmittal  form  and  inventory  are  paper,  scan  as  PDFs.  If  transmittal  form  and  inventory  are   
digital  files,  print  a  copy.   
   
6.        File  paper  version  of  transmittal  form  in  records  management  files.  Inventory  should  be  stapled   
to  transmittal  form,  if  available.   
   
7.        If  necessary,  create  a  folder  in  the  Storage  Vault  for  the  record  group.  The  name  of  the  folder  for   
the  record  group  should  be  the  official  UAHC  record  group  number.     
 
 
 
 
For  electronic  records  coming  in  on  hard  drives  or  removable  media:   
   
8.        Label  hard  drive  or  media  with  accession  #.  If  more  than  one  piece  of  hardware  or  media  is  in   
the  accession,  label  each  with  the  accession  #  plus  a  sequential  number.  For  example,  Axxxxxx-­‐-­‐-­‐ 
1,  Axxxxxx-­‐-­‐-­‐2,  etc.     
   
9.        Write  protect  hard  drive  or  media,  if  possible.   
   
10.    Connect  hard  drive  or  insert  media  on  electronic  records  processing  workstation.   
   
11.    Check  for  viruses  on  hard  drive  or  media  using  the  Kaspersky  virus  scanning  utility.   
• Connect  hard  drive  or  insert  removable  media  as  necessary   
• Open  Kaspersky.   
• Select  disk  to  scan.   
• Click  “Start  Scan”  button.   
• If  viruses  are  present,  Kaspersky  will  identify  the  infected  files  and  ask  to  quarantine   
them.  Agree  to  quarantine.  (Steps  in  this  case  TBD.)