116  ·  Representative Documents:  Arrangement Guidelines
Washington University in St. Louis
Modern Graphic History Library Processing Manual

The  process  of  establishing  intellectual  and  administrative  control  over  holdings  through  the  preparation 
of  finding  aids. 
Objectives  of  Description 
To  provide  administrative  control  for  the  repository  staff 
o Location  of  collections  physically,  so  it  can  be  located 
o General  contents  of  collections 
o Provenance  of  collections  (Why  is  it  here?  How  long  has  it  been  here?) 
To  establish  intellectual  control  for  the  researcher 
o General  nature  of  repository's  holdings 
o General  contents  of  individual  collections 
o Information  available  on  specific  topic 
o Specific  information  available  within  an  individual  collection 
Levels  of  Description  (from  general  to  more  specific) 
Repository  (Online  list  of  finding  aids  in  University  Archives  for  staff  and  patrons;  shelf  list  for 
Collection  (Finding  Aid,  Inventory,  Box  List,  etc.). 
Series  and  subseries  (located  within  finding  aid). 
Folder  (located  within  finding  aid). 
Document  (inventory  of  individual  items  located  in  folders). 
o Normally  used  only  for  very  small  or  very  important  collections. 
Qualities  of  Good  Finding  Aids 
Clarity  and  conciseness 
Anticipation  of  researchers'  needs 
Avoid  archival  jargon  (provenance,  ephemera,  etc.) 
Avoid  terminology  that  may  be  confusing  or  archaic. 
Avoid  abbreviations  or  acronyms  when  possible  (except  for  very  well  known,  YMCA,  US)     
Previous Page Next Page