114  ·  Representative Documents:  Arrangement Guidelines
Washington University in St. Louis
Modern Graphic History Library Processing Manual

Order  out  of  chaos.    The  initial  survey  of  collection  may  not  show  any  order,  but  check  closely  as  some 
creators  have  scheme  that  is  not  easily  discernable. 
Accessibility.    The  arrangement  and  description  of  collection  so  that  researchers  can  find  information 
with  minimum  amount  of  searching.    Accessibility  may  conflict  with  original  order,  so  the  decision  about 
arrangement  must  be  decided  on  case-­‐by-­‐case  basis. 
Lack  of  universality.    There  is  no  one  way  to  arrange  and  describe  all  collections. 
Service.    One  of  the  major  goals  of  the  Modern  Graphic  History  Library  is  to  make  the  material  that  has  been 
donated  available  and  accessible  to  researchers.    This  is  accomplished  through  the  processing  of 
collections,  as  described  in  this  manual;  by  staffing  reading  room  with  regular  hours  of  operation;  by 
responding  to  telephone,  e-­‐mail  and  written  requests  for  information;  and  by  advising  patrons  on  research 
Preservation.    To  preserve  historical  documentation  is  considered  by  many  archivists  to  be  the  major  goal 
of  the  archival  profession. 
Informed  judgment  and  common  sense.   
Types  of  Collections 
Personal  papers  of  an  individual  or  family. 
Records  of  an  organization. 
Combination  of  organizational  records  and  personal  papers  (as  in  the  case  of  company  records 
that  include  the  personal  papers  of  the  founder  or  executives). 
Discrete  items  assembled  by  collector  or  by  the  Archives  to  document  particular  person  or 
subject  (e.g.  Craver  Collection). 
**  Each  type  could  be  new  collection  or  an  accrual  (addition  to  an  existing  collection).    For  accruals, 
make  sure  to  look  at  the  original  collection  and  discuss  with  the  supervisor  whether  to  integrate  the 
material  or  set  up  similar  separate  arrangement. 
Previous Page Next Page