SPEC Kit 333: Art & Artifact Management  · 115
Washington University in St. Louis
Modern Graphic History Library Processing Manual

The  accessioning  process  allows  us  to  get  basic  intellectual  control  over  the  materials.  Once  the  collection  is 
physically  transferred  to  the  MGHL,  library  staff  will  document  the  contents  of  the  collection,  their 
condition,  order,  and  its  temporary  location  until  processing  occurs. 
Arrangement  is  the  way  items,  groupings,  and  collections  are  ordered  to  reveal  their  contents  and 
significance.    It  involves  the  physical  organization  of  materials  in  accordance  with  the  accepted  archival 
principles  of  provenance  and  original  order.    There  are  several  steps  involved  in  the  arrangement  process:   
research,  survey  of  records,  physical  arrangement,  processing,  re-­‐housing,  and  labeling.     
Objectives  of  Arrangement 
To  provide  rational  order  in  which  individual  documents  or  facts  can  be  found  with  modest 
amount  of  search  and  analysis. 
To  maintain  (or  restore)  and  present  to  researchers  the  original  order  of  the  papers  or  records  as 
evidence  of  how  they  were  used  by  the  creator  and  why  they  were  created.  The  “sum  of  the  whole  is 
greater  than  the  parts”  in  that  there  is  value  in  knowing  what  person  saved,  what  they  did  not 
save,  and  how  they  organized  the  material. 
To  identify  potential  preservation  problems. 
To  provide  basis  for  description. 
Levels  of  Arrangement 
Repository:    How  collections  are  arranged  on  shelves  (the  MGHL  uses  shelf  list  to  locate 
collections  because  alphabetical  or  chronological  arrangement  would  require  constant  shifting  as 
new  collections  are  added). 
Collection  (also  known  as  Record  Group):    Usually  by  provenance,  or  several  related  accessions  may 
be  combined. 
Series  and  subseries:    Logical  breaks  by  content,  arrangement,  medium,  or  format. 
Folder:    Sequential,  alphabetical,  chronological  or  some  combination  of  these. 
Document:  Usually  sequential. 
Types  of  Arrangement 
Original  order  (used  whenever  possible). 
Previous Page Next Page